Ausschreibung & Evaluierung
AUSSCHREIBUNG – Wer passt wirklich zu mir?
Heute sind Software-Ausschreibungen mehr denn je gefragt. Der Trend zu Standardsoftware ist ungebrochen. Viele Unternehmen wollen nun ihre individuell programmierten Lösungen gemäß dem Motto „Standard First“ ersetzen und starten Evaluierungen, um die richtige Software zu finden.
Es werden die IST-Prozesse analysiert und Anforderungskataloge erstellt. Dann bittet man potenzielle Softwareanbieter zu bewerten, welche Anforderung im Katalog wie durch die Lösung des Softwareanbieters umgesetzt werden kann.
Werden dann die Ergebnisse der Erfüllungsgrade der Anforderungen aller Softwareanbieter nebeneinandergelegt, stellt man schnell fest, dass sich die Softwareanbieter kaum unterscheiden lassen.
Standard-Software ist heute so ausgereift, dass es nur wenige Geschäftsfälle gibt, die nicht mehr durch allgemeine oder industrie-spezifische Best Practices unterstützt werden.
Aber wie wählt man jetzt die richtige Software und den passenden Integrator aus?
Wir starten mit der Annahme, dass alle Anforderungen der Ausschreibung durch den Softwareanbieter umgesetzt werden können. Die Herausforderung besteht also darin herauszufinden, mit welcher Software und welchem Implementierungspartner die Anforderungen umsetzt werden.
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Sobald man das Angebot mit dem bewerteten Anforderungskatalog zurück erhält, können erste Analysen getätigt werden. Besonders wichtig ist herauszufinden, ob die Bewertung der Anforderung realistisch ist. Dazu wird anhand spezieller Anforderungen die Bewertung des Anbieters analysiert. Besonders gut eignen sich hier Schnittstellen. Für Schnittstellen können Implementierungs-Best-Practices herangenommen werden, anhand derer man abschätzen kann, ob die Bewertung des Anbieters realistisch ist.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind quantitative Auswertungen der Anforderungen und die Gegenüberstellung mit der Bewertung. So z.B. Korrelation zwischen 'Umsetzen der Anforderung „im Standard“' mit dem Projektaufwand - eine hohe Korrelation deutet auf eine realistische Abschätzung der Aufwände.
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In einem zweiten Schritt werden die Projektaufwände normiert. Wenn Implementierungspartner die Anforderungen im Standard der Software lösen, ohne zu wissen wie und ob der Standardprozess genauso eingeführt werden kann, sind die angegebenen Bewertungen der Aufwände im Anforderungskatalog nur eine Indikation der wirklich anfallenden Projektaufwände. Die Aufwandsberechnungen scheinen somit nicht besonders belastbar.
Durch die Normierung der Aufwände können die Anbieter zumindest im Rahmen einer Budget-Betrachtung (z.B. TCO über 5 Jahre) miteinander verglichen werden.
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Als letzter und wohl aufwändigster Schritt ist die Analyse des Implementierungspartners anzusehen. Hier steht nicht die Frage ob gewisse Anforderungen umgesetzt werden können im Vordergrund, sondern wie der Implementierungspartner seine Lösungen präsentiert. Das Assessment-Team hat hier die Aufgabe die Frage zu beantworten, ob sie sich vorstellen können mit diesem Partner die neue Software einführen zu können.
Dazu muss das Assessment-Team Use-Cases definieren, die der Softwareanbieter als Grundlage der Assessment zur Verfügung gestellt bekommt. Anhand von Fragebögen bewertet das Team dann unterschiedliche Aspekte des Softwareanbieters.
Je nachdem wie gut sich bereits jetzt Unterschiede zwischen den Anbietern ableiten lassen, werden weiterführende Workshops, Fragerunden oder Referenzgespräche geführt.
Nach jeder Assessment-Runde entscheidet das Assessment-Team mit welchem Softwareanbieter eine weitere Runde durchgeführt wird, bis zum Schluss nur noch zwei Anbieter bewertet werden. Wer dann die Nase vorne hat, ist der Partner mit dem dann das Projekt umgesetzt werden sollte.
BALANCE - SOFTWARE-EVALUIERUNG AUS UNTERNEHMERSICHT
Eine sorgfältige Evaluierung von Software spart Zeit und Geld. Die wichtigste Fragestellung dabei ist: Was brauche ich für mein Tagesgeschäft und wie sorge ich für Zukunftssicherheit? Was wird am Markt angeboten und eignet sich für mein Geschäft, sowohl heute als auch morgen? Relevant ist dabei auch der Aspekt der Kosten. Wie weit ist es möglich, Software nahe am Standard einzusetzen, welche Art von Anpassungen sind notwendig? Denn hierbei gilt der Grundsatz: Je individueller die Software, desto höher der Aufwand bei Aktualisierungen. Laut einer Studie sind 35% der Befragten mit der im Unternehmen eingesetzten ERP-Lösung unzufrieden. Grund dafür sind oft die TCC, die Total Cost of Changes. Das heißt: Durch Anpassungen wird die Software teurer - und bleibt es auf absehbare Zeit bei jedem Update!
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Wir erstellen mit Ihnen eine genaue Beschreibung des Einsatzkonzeptes der Software hinsichtlich Ihrer strategischen Unternehmensplanung. Welche Prozesse wollen Sie unterstützen, welche Anbindungen an externe Stakeholder sollen erfolgen und welche Innovationen möchten Sie etablieren?
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Mit einem gemeinsamen Verständnis über die Implikationen der Integrationskomponenten stellen wir den spezifischen Anforderungskatalog zusammen.
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Durch die Festlegung von „Kann“- und „Muss“- Kriterien kalibrieren wir Ihren Anforderungskatalog auf Ihr unternehmensspezifisches Anforderungsprofil. Dazu gehört auch eine Perspektive auf die Zeitschiene, da ein erstes Release nicht überfrachtet werden darf. Oft ist es ratsam, bestimmte Funktionalitäten in ein späteres Release zu verschieben, um den Erfolg des Ersten nicht zu gefährden.
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Mit Best-Practice Analysemethoden und persönlichen Anbietergesprächen wird die Evaluierung aller Anbieter („Long List“) vorangetrieben. Am Ende erhalten Sie eine relevante Menge an potentiellen Anbietern („Short List“), die alle gut zu Ihnen passen, jedoch mit unterschiedlichen Ausprägungen.
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Auf Basis des gemeinsam entwickelten Anforderungsprofils stellen wir unsere Ergebnisse vor und erläutern die Hintergründe der „Short List“. Am Ende erhalten Sie von uns eine klare Empfehlung.
