Project-Creep Effekt
Wenn IT-Projekte sich schleichend vergrößern.
Stellen Sie sich vor, Sie führen S/4Hana ein. Der zeitliche Rahmen des Projekts ist definiert, das Budget festgelegt und der Vorstand hat genehmigt. Ihr Unternehmen startet erfolgreich in das Projekt.
Das Projekt schreitet voran, Arbeitspakete werden erledigt aber das Projekt wird immer größer. Laufend kommen neue Aufgaben hinzu und bereits bekannte Aufgaben sind aufwändiger, als ursprünglich gedacht. Der terminierte Go Live Termin rückt immer näher, doch das Arbeitspensum wird nicht weniger. Das sorgt dafür, dass die Budgetausgaben immer weiter steigen und die geplante Budgetgrenze bald erreicht ist.
Ihr ursprünglicher Projektplan kann nicht mehr eingehalten werden: Sie müssen erste Planungsänderungen anstoßen, um Ihren angestrebten Go Live und das Budget zu halten.
Mit diesen Herausforderungen sind Sie nicht alleine. In einer Studie des Project Management Institutes (an der 716 Projektmitarbeiter teilnahmen) aus dem Jahr 2020 gaben die befragten Teilnehmer an, dass nur 57% ihrer Projekte in der geplanten Budgetgrenze abgeschlossen wurden. Bei etwas über 30% der Projekte wurde ein schleichender Inhalts- und Umfangszuwachs festgestellt. Im vorgesehenen Zeitrahmen wurde nur etwa jedes zweite Projekt erfolgreich abgeschlossen
Insgesamt gaben 40% der Teilnehmer an, dass sie ihr Projekt als gescheitert sehen bzw. Budget verloren haben.
Doch woran liegt das? Wie kommt es, dass selbst sorgfältig geplante IT-Projekte während der Laufzeit kontinuierlich wachsen?
Wir nennen das den sogenannten „Projekt Creep Effekt“. Nach über 20 Jahren Erfahrung in der Leitung von großen IT-Projekten haben wir einmal systematisch analysiert, was die Hauptursachen für diese Projektvergrößerungen sind. Dabei haben wir 5 Creeps identifiziert, die symptomatisch immer wieder vorkommen. Und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, genau das für unsere Kunden zu vermeiden.
Vor jeder Ausschreibung werden die Anforderungen der Fachabteilungen beschrieben. Auf dieser Grundlage erstellen die Integratoren ein Angebot. In den meisten Fällen sind die Anforderungsbeschreibungen jedoch unvollständig, da den Fachabteilungen bei der Erstellung die Zeit und inhaltliche Tiefe gefehlt hat. Das spielt den Integratoren in die Karten, da sie Ihnen ein günstiges Angebot abgeben können.
Wie können wir das vermeiden?
Seit über 20 Jahren begleiten wir die Einführung von ERP-Systemen und kennen die üblichen Stolperfallen. Wir begleiten unsere Kunden gerne bei der Anforderungsaufnahme mit einer Prozessanalyse und haben eine fundierte Meinung zu den geschätzten Implementierungsaufwänden.
So wird die initiale Planung bereits deutlich realistischer.
„Appetit kommt beim Essen“, sagt man. Das ist bei der Auseinandersetzung mit einem neuen IT-System nicht anders. Ist das Interesse der Fachabteilungen einmal geweckt, eröffnet sich eine ganz neue Welt voller Möglichkeiten. Häufig kommen aber auch Anforderungen hinzu, die „Nice-to-have“ sind und zwingende Requirements werden Vergessen. Der Fokus geht verloren
Wie können wir das vermeiden?
Hierfür verantwortlich sind hauptsächlich folgende zwei Ursachen:
- Erst nach der Budgetfreigabe wird sich mit allen Möglichkeiten und Optionen detailliert befasst.
- Bei jeder Anforderung gilt: sofern sie nicht technisch zwingend erforderlich ist, greift die Logik des Business Case. Rechnet sich das neue Feature? Ja oder Nein?
Wir haben einen strikten Fokus auf die Wirtschaftlichkeit. „Nur was in der G&V steht, hat wirklich geholfen!“
Selbst wenn ein Integrator den kompletten technischen Teil Ihrer Migration durchführt, müssen die Fachabteilungen laufend zuarbeiten. Angefangen von der Beschreibung der Ist- und Soll-Prozesse, der Aufnahme von Testfällen oder die Kapazität für die laufenden Abnahmen und Revisionen von Teilfertigstellungen. Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt und führt dazu, dass der Integrator Leerlauf hat und sich das Projekt verzögert.
Wie können wir das vermeiden?
Aufgrund unserer Erfahrungen haben wir ein klares Bild davon, wieviel Beistellungsleistungen durch eine Organisation während des Projektes zu erbringen sind. Sollte Ihre Kapazität nicht ausreichen, stellen wir gerne Mitarbeiter ab, die in der Fachabteilung aushelfen. Unsere Mitarbeiter erlernen Ihr operatives Geschäft und nehmen Ihnen einen Großteil der Beistellungen ab.
Wir „packen mit an“, damit der Integrator keinen Leerlauf hat.
Integratoren leben von Kundenprojekten. Somit haben sie das inhärente Interesse, ein laufendes Projekt bei Ihnen zu verlängern. Das funktioniert am einfachsten, wenn er Ihnen Features außerhalb des Scopes schmackhaft macht und mit der Implementierung dieser startet, ohne dass Sie wirklich wissen, ob sich das jeweilige Feature wirtschaftlich für Sie rechnet.
Wie können wir das vermeiden?
Hier ist es besonders wichtig, einen Partner an der Seite zu haben, der Ihre Interessen vertritt. Wir können beurteilen, ob sich eine weitere Anforderungsidee nicht auch über den Standard in S/4Hana lösen lässt und haben einen strikten Blick auf die G&V-Relevanz. So können wir Sie zu vielen spontanen Ideen neutral beraten und diese bewerten.
Sie vermeiden Mehrkosten und konzentrieren sich auf den ursprünglich definierten Scope.
Das Testen einer neuen Software ist in der Regel eine ungeliebte Aufgabe. Niemand möchte sich eingestehen, dass auf Grund von Kostenreduzierung, eventuell mangelhafte Qualität produziert wurde. Das rächt sich in 100% der Fälle. Die mangelhafte Qualität wirft im Testing Fehler auf, die behoben werden müssen. Anschließend müssen diese Funktionen neu getestet werden. Dieses Vorgehen kostet Zeit und Geld und führt nicht selten zur Verschiebung Ihres geplanten Go-Live.
Wie können wir das vermeiden?
Unsere Mitarbeiter sind im Testmanagement ausgebildet. Wir können den Testaufwand realistisch einschätzen und beurteilen an welchen Stellen eine Testautomatisierung Sinn macht. Außerdem wissen wir, wie Inkremente der neuen Funktionen möglichst früh ins Testing kommen. Wir helfen Ihnen ebenso bei der Aufbereitung von Testdaten, dem Schreiben von Testfällen und der eigentlichen Durchführung, wenn Bedarf besteht.
Wir stellen sicher, das ein unterschätztes Testing den Go-Live nicht gefährdet.
Wünschen Sie mehr Informationen?
In unserem Webinar gehen wir tiefer auf den Project-Creep-Effekt ein und was genau wir damit meinen. Aus dem Anforderungsmanagement kennt man den Begriff Scope-Creep. Das bedeutet, dass die Anforderungen und der Umfang eines Projektes schleichend größer werden. Aber es gibt noch mehr Ursachen im Laufe eines Großprojektes, die zu einer zunächst ungeplanten Vergrößerung führen. Wie kann man das vermeiden, was können wir als Externe dagegen tun, was können Sie als Unternehmen anstossen, um diese Effekte zu minimieren... Das erläutern wir anhand von Erfahrungen und entsprechenden Praxisbeispielen und freuen uns auf eine angeregte Diskussion zu der wir Sie herzlich einladen.
