Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Prozessmanagement-Technik, um Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten. Was bedeutet das konkret? Die Idee dahinter ist, ein eindeutig identifizierbares Item (Bsp. ein Auftrag) bei seinem Prozessdurchlauf im System zu verfolgen und auszuwerten. Immer wenn ein Prozessschritt mit dem zu verfolgenden Item durchlaufen wird, werden Prozessschritt, Item, Zeit und u.U. User in einem Logfile protokolliert. Auf Basis dieser Informationen kann anschließend der Prozessdurchlauf im IST analysiert werden. Welche Schritte werden tatsächliche durchlaufen, gibt es unnötige Schleifen, wie groß sind Durchlauf- und Liegezeiten bei einzelnen Schritten. Anhand dieser Auswertungen können anschließend Rückschlüsse auf die Prozesseffizienz und mögliches Optimierungspotential gezogen werden.

Was ist die Herausforderung?

Um Process Mining betreiben zu können gilt es drei Herausforderungen zu meistern:

1. Nicht jedes System bietet eine ausreichend ausgeprägte Logging-Funktion, auf welcher Process Mining aufsetzt. Die Herausforderung in diesen Fällen ist zunächst dieses Logging aufzusetzen und das Datengold nutzbar zu machen.
2. Für komplexe Auswertungen werden Daten zur Anreicherung benötigt. Die notwendigen logischen Verknüpfungen in den Datentabellen zu identifizieren, herzustellen und zu nutzen ist eine ernstzunehmende Herausforderung.
3. Um eine belastbare Aussagekraft der Auswertungen zu garantieren, muss die Datenqualität gewährleistet sein. Nicht umsonst ist der Spruch „Shit in, shit out“ weltberühmt.

Je nach Gegebenheiten und Reife ist die Meisterung der drei Herausforderungen ein eigenes Projekt.

Welchen Nutzen bringt Process Mining?

Der Hauptnutzen von Process Mining ist Transparenz. Auf Basis der Analyseergebnisse werden die Prozessabläufe inklusive ihrer Stärken und Schwächen transparent. Prozessoptimierungsinitiativen können ins Leben gerufen werden, um Potentiale zu heben (Geschwindigkeit, Wertverlust, Ressourcenverschwendung). Darüber hinaus können Performance-KPIs definiert und sogar in real time nachverfolgt werden, was das operative Management vereinfacht und zu datenbasierten Entscheidungen befähigt.