Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Automatisierung von strukturierten, regelbasierten Geschäftsprozessen durch digitale Softwareroboter (auch Bots genannt). Diese Softwareroboter sind in der Lage hoch repetitive Routineprozesse und manuelle Aufgaben zu bewältigen, die bis dato von Mitarbeitern durchgeführt werden mussten.  Das heißt konkret, dass die Softwareroboter Handlungen von Mitarbeitern, wie z.B. das Einloggen in verschiedene Systeme, das Übertragen von Daten aus System A in System B oder auch das Auslesen von Informationen aus Dokumenten übernehmen. Hierfür setzt RPA auf der bereits bestehenden IT-Infrastruktur auf, sodass eine aufwändige Integration und die Entwicklung von komplexen Schnittstellen entfallen.

Denkt man an die Abarbeitung von klar definierten Schritten auf dem User Interface, kann man RPA schnell mit der Funktionsweise von Makros in Verbindung bringen und sich gleichermaßen die Frage stellen, inwiefern sich RPA von diesen unterscheidet. Eine kurze Antwort darauf ist folgende: RPA-Bots können verallgemeinert als verbesserte Makros angesehen werden, die es im Gegensatz zu einfachen Makros erlauben, mit diversen unterschiedlichen Systemen zu interagieren, 24/7 völlig autonom zu handeln und dabei auch auf externe Stimuli, wie APIs zu reagieren. Mit anderen Worten: Ein RPA-Bot kann im Gegensatz zu Makros sogar entscheiden wann und zu welchem Zeitpunkt auf Basis definierter Regeln, welche Schrittabfolgen ausgeführt werden.

Vorteile von RPA

RPA verarbeitet strukturierte Daten auf Basis von linearen Regeln. Standardisierte Abläufe werden in der Software modelliert und dann durch den Roboter ausgeführt. Dabei können auch Ausnahmen definiert werden, die bei der RPA-Bearbeitung aussen vor bleiben. Das konkret führt dazu, daß man nicht an der Komplexität von Ausnahmen scheitert, man lässt diese Fälle weiterhin durch das bestehende Personal bearbeiten und automatisiert lediglich die Standardvorgänge.

Das hat diverse Vorteile:

  • Schnelle Time-to-Market
  • Schnellere Ausführung der Tätigkeiten
  • 24/7 Bearbeitung der Tätigkeiten
  • Fehlerfreie Bearbeitung
  • Weniger Frustration durch Routinetätigkeiten
"Kollege Roboter übernehmen Sie"

Funktionsweise, Module, Konfiguration von RPA

RPA-Software besteht im Wesentlichen aus drei Modulen: 

  • Entwicklungsplattform
  • Bot (die ausführende Einheit)
  • Orchestrierungsplattform

Die Entwicklungsplattform stellt das Herzstück der RPA-Software dar. Hier werden die Schrittabfolgen zur Automatisierung von Prozessen „konfiguriert“. Es können neue Prozesse hinzugefügt, bestehende Prozesse angepasst oder auch erweitert werden. Wir sprechen bewusst von „konfiguriert“ und nicht programmiert, da heutige RPA-Tools bereits diverse vorgefertigte Funktionsbausteine zur Verfügung stellen, mit deren Hilfe man ohne tiefe Programmierkenntnisse erste Prozeßabläufe abbilden kann. Was bleibt ist die Konfiguration dieser Funktionsbausteine mit deren Hilfe, Prozesse in der Entwicklungsplattform modelliert werden können (vergleichbar einer UML-Modellierung). Die meisten Entwicklungsplattformen bieten zudem sogenannte Makro-Rekorder-Funktionalitäten an, die es ermöglichen, die Eingaben eines Mitarbeiters (z.B. Mausklicks, Tastatureingaben) bei der Abarbeitung eines Prozesses zu erfassen und in Form eines Prozessflusses vorzumodellieren.

Der Bot ist die ausführende Einheit der RPA-Software, welche sowohl auf dem lokalen Rechner eines Mitarbeiters, auf einem zentralen Server im Unternehmen oder auch in der Cloud betrieben werden kann (abhängig vom jeweiligen Anbieter).

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Bots:

  • Attended Bots – Teilautomatisierung:

Diese Bots werden für die Teilautomatisierung von Prozessen eingesetzt. Hierbei führt der Bot beispielsweise nur einen Teil eines Prozesses aus und übergibt anschließend zur weiteren Verarbeitung oder Prüfung wieder an den Mitarbeiter.

Bei der Teilautomatisierung nimmt der Bot somit eine eher unterstützende Funktion ein.

 

  • Unattended Bots – Vollautomatisierung:

Diese Bots arbeiten, nachdem sie einmal eingeplant bzw. getriggert wurden, völlig autonom im Hintergrund. Die Bots reagieren selbstständig auf festgelegte Trigger und erfordern lediglich bei definierten Ausnahmen und unvorhergesehenen Fehlern das Einschreiten von Mitarbeitern. Nicht selten ist diese Art der Bots rund um die Uhr (24/7) aktiv.


In der Praxis werden Attended und Unattended Bots häufig zusammen verwendet. Hierbei starten viele Unternehmen bei der Einführung von RPA mit Attended Bots, da diese nicht ausschließlich im Hintergrund laufen und damit überwacht werden können. Dieser Ansatz führt meist zu einer gesteigerten Akzeptanz im Unternehmen, da Mitarbeiter die Arbeit des Bots live nachverfolgen und so Sicherheit hinsichtlich der korrekten Ausführung der Prozesse gewinnen können.

Die Orchestrierungsplattform stellt eine Management Console für alle Bots und die auszuführenden Prozesse dar. Die Plattform erlaubt neben dem Starten und Stoppen auch das zeitliche Einplanen von Bots. Weiterhin überwacht die Orchestrierungsplattform die Aktivität sowie den Status der einzelnen Bots, hebt Fehler/Probleme hervor und stellt dies konsolidiert und grafisch aufbereitet in Form von Dashboards dar. Eine zentrale Funktion ist die komfortable Behandlung von Exceptions, welche über die Orchestrierungsplattform erfasst, in Warteschlangen eingereiht oder auch direkt Mitarbeitern zur Bearbeitung zugewiesen werden können.

Der RPA-Markt

Laut einer Hochrechnung von Gartner haben die weltweiten Ausgaben für robotergestützte Prozessautomatisierungs-Software (RPA) in 2018 rund 680 Millionen Dollar erreicht. Dies entspricht einem Anstieg von 57 Prozent gegenüber dem Vorjahr. 2022 sollen die RPA-Ausgaben dann schon rund 2,4 Milliarden Dollar erreichen.

Die Marktforscher schätzen, dass 60 Prozent der Unternehmen mit einem Umsatz von über einer Milliarde Dollar bis Ende dieses Jahres RPA-Tools nutzen werden. Bis Ende 2022 sollen 85 Prozent der großen und sehr großen Unternehmen eine Form von RPA im Einsatz haben. Tornbohm begründet das erwartete Wachstum zum einen damit, dass der durchschnittliche Preis für eine RPA-Lösung bis 2019 um etwa 10 Prozent bis 15 Prozent sinken soll. Zum anderen würden sich die Unternehmen vom Einsatz der Software-Roboter geschäftliche Vorteile versprechen, wie geringere Kosten, höhere Genauigkeit und bessere Erfüllung von Compliance-Anforderungen. 

 

 

Abgrenzung RPA und Künstliche Intelligenz

Heutzutage werden RPA und KI oft in einem Atemzug genannt. Es ist jedoch wichtig, zu verstehen, wo die Unterschiede liegen und wie sie sich ergänzen können.

Der größte Unterschied ist zunächst einmal, daß eine RPA-Software nicht intelligent ist. Sie funktioniert regelbasiert und ist somit deterministisch - sie macht exakt das, was vorher definiert wurde. Das bezieht sich auf den Ablauf und die zu verarbeitenden Daten zum anderen. Der Ablauf ist starr und die Daten strukturiert. Zum Beispiel kann die RPA-Software Daten aus einer Tabelle, einer Datenbank oder einer API entnehmen und nach festen Regeln in ein Formular eintragen.

Liegen die Daten nur halbstrukturiert (die Informationen sind immer gleich, stehen aber an unterschiedlichen Stellen) oder unstrukturiert (völliger Freitext wie z.B. ein Dokument oder eine eMail) vor, können einfache RPA Konfiguratoren damit nicht weiterarbeiten.

KI mit der Funktion des Natural Language Processings (NLP) kann einen Text analysieren und sogar auf Basis von Spracherkennung und Sentimentanalysen die wesentlichen Informationen extrahieren.

Ruft ein Kunde beispielsweise in einem Call-Center an und beschwert sich über die letzte Abrechnung seines Abonnements und erhält dafür eine Gutschrift von € 10, so kann die KI diese Daten aus dem Gespräch extrahieren und an die RPA-Software zur Eintragung in das entsprechende Formular übergeben.

In der nächsten Ausbaustufe werden die Regeln für Prozessentscheidungen durch KI getroffen. Abläufe sind nicht mehr zwangsläufig starr. Dabei bildet man Expertenwissen in Modellen ab und lässt sie von „Cognitive Reasoning Programmen“ auslesen. Damit kann man bspw. individuelle Genehmigungen und Wahrscheinlichkeiten verarbeiten.

Unser Angebot an Sie

Gerne helfen wir Ihnen, Ihre individuellen Potentiale zu entdecken oder tauchen in einem Experience-Workshop ein in die Technologie...