Project Partners -Prozessanalyse 

Prozessaufnahme oder Prozessoptimierung?

Um Anforderungen für ein neues System aufzunehmen, unterscheiden wir grundsätzlich zwei Vogehensweisen.

 

In Situation A haben Sie bereits ein gutes Gefühl für Ihre Abläufe und sind mit deren Ausgestaltung zufrieden. Sie sollen demnach in der Form auch im neuen Zielsystem abgebildet werden. Dann sprechen wir von einer reinen Prozessaufnahme.

 

In Situation B sind Sie mit der Ausgestaltung nicht zufrieden. Ihre heutigen Prozesse sollen demnach so nicht im Zielsystem abgebildet werden. Dann sprechen wir von einer Prozessoptimierung. Dazu haben wir mit PULS ein einzigartiges Vorgehen entworfen.

Prozessaufnahme

Um ein neues System oder eine neue Software erfolgreich einzuführen, ist es entscheidend seine Ausgangssituation und die Anforderungen an das System bzw. die Software genau zu kennen.

Um dies zu erreichen ist es wichtig die Anforderungen strukturiert und vollumfänglich aufzunehmen. Wir unterstützen Sie hierbei gerne. Nach einem definierten und mit Ihnen abgestimmten Vorgehensplan tauchen wir in Co-Creativ-Workshops und Interviews mit den beteiligten Personen immer tiefer in Ihre Prozesse ein, hinterfragen und dokumentieren diese. Aufbauend auf der Prozesslandkarte lassen sich anschließend strukturiert Anforderungen an das Zielsystem erarbeiten. So kann sichergestellt werden, dass alle Teilbereiche bei der Anforderungserarbeitung beteiligt werden und keine notwendigen Spezifikationen übersehen werden.

Am Ende erhalten Sie ein Anforderungsdokument auf Basis dessen Sie eine Software-Evaluierung machen können, um am Ende die für Sie und Ihre Abläufe beste Option zu wählen.

Prozessoptimierung (PULS)

Bei einer generischen Prozessoptimierung steht die Beseitigung von Verschwendung (gem. Lean Management) im Vordergrund; die Technologiefrage ist dabei noch völlig offen. Die größten Treiber für Prozessverschwendung sind Fehlerquellen und manuelle Arbeit, die analog oder am Bildschirm durchgeführt wird.

Um solche Ineffizienzen aufdecken zu können, muss man den gelebten Prozess grundlegend verstehen und Hintergründe und Zusammenhänge erkennen. Die Erfahrung zeigt, daß das auf Basis von einzelnen Interviews nicht möglich ist und man mehr Zeit für einen tieferen Einblick benötigt.

Dazu haben wir unser Vorgehensmodell PULS (Prozess-Untersuchung zur Leistungs-Steigerung) entwickelt.

Wir gehen dabei hin und setzen unsere Mitarbeiter in die Fachabteilung und lassen sie eine Zeit lang als Sachbearbeiter mitarbeiten. Sei es beispielsweise in der Logistik, der Arbeitsvorbereitung oder dem Vertrieb - wir wollen genau verstehen, wo ihre Probleme sind, damit wir Ihnen maximal helfen können. Das machen wir zur Gage des Sachbearbeiters. So bekommen wir von Ihnen ausreichend Zeit um Ihren Prozess detailliert ansehen zu können.

Auf Basis der Erkenntnisse dieser Praxiserfahrung schlagen wir Ihnen Optimierungsansätze vor, die den Prozess schlanker gestalten und Verschwendung sowie Fehlerquellen eliminieren. Die Ineffizienzen, die wir dabei adressieren stammen ausschliesslich aus der realen Praxis. Das hat zwei Effekte. Zum einen setzen wir damit an den richtigen Stellen an und zum anderen trifft man auf eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern, weil es deren Umstände des täglichen Ablaufs sind.

Wenn Sie diese Veränderungen wünschen, dann ist das die Basis für die Anforderungen an das neue System.

PULS-Video