Virtuelle Arbeitswelt

Arbeiten in virtuellen Umgebungen und mit verteilten Teams. Für die Project Partners Management GmbH nichts neues, denn wir beschäftigen uns schon seit fast 20 Jahren mit diesen Themen und unterstützen namhafte Kunden bei der Umsetzung.

Die aktuelle Situation, bedingt durch COVID-19, stellt aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor neue Herausforderungen.

Sie müssen alles dafür tun, dass Ihre Mitarbeiter arbeitsfähig bleiben und laufende Projekte nicht unter den veränderten Voraussetzungen leiden.

Mehr Rückfragen von Kunden oder Mitarbeitern, erhöhte Krankheitsraten, Ausgangssperren und Home-Office. Auf diese neuen und nicht geplanten Umstände kann man gut reagieren. Wir haben extra dafür einen Systembaukasten zusammengestellt, der Ihnen dabei helfen kann mit der Situation umzugehen.

All das vor dem Hintergrund, dass Ihre Mitarbeiter „remote“, also aus der Ferne, im Home-Office arbeiten müssen und der Weg zum nächsten Kollegen ungewohnt lang geworden ist.
Welche Baukastenelemente beschreiben Ihre Probleme am besten? Rufen Sie uns gerne direkt an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.

 

Auf dieser Seite finden Sie detaillierte Beschreibungen zur den einzelnen Baukastenelementen:

1. Collaboration Tools - Virtuelle Zusammenarbeit

2. Robotic Process Automation - Softwareroboter übernehmen Ihre Prozesse

3. Remote Access - Zugriff auf ihre Unternehmenssoftware von überall

4. Voice- / Chat-Bot - Sprachroboter gehen für Sie ans Telefon

5. Remote Schulung - Virtuelles Training Ihrer Mitarbeiter

6. Shadowing Ihrer IT Projekte

1. Collaboration Tools – Werkzeuge für die Arbeit in virtuellen Teams

Plötzlich im Home-Office - das war in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland bisher nicht oder nur in Ausnahmefällen denkbar. Von heute auf morgen sind wir dieser Situation nun aber ausgesetzt. Jetzt müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office produktiv bleiben.

Welche Tools sind dafür notwendig?

Unter Collaboration Tools versteht man zum Beispiel Telefon- und Videokonferenzen, Chats, Kanban Boards, Online Projektpläne, virtuelle Whiteboards oder Wikis. Unser Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeiter im Home-Office genauso effektiv arbeiten können wie an Ihrem angestammten Arbeitsplatz – Handlungsfähigkeit auch in Krisenzeiten.Aber welche Werkzeuge sind für Ihre Mitarbeiter die richtigen um miteinander, aber auch mit Dienstleistern und Lieferanten zu kommunizieren?

Wir analysieren Ihre individuelle Situation und konzeptionieren eine maßgeschneiderte Lösung nur für Sie. Und selbstverständlich unter Einbeziehung Ihrer IT-Abteilung!
Und wir wissen, dass es jetzt schnell gehen muss. In nur 2-5 Tagen können Ihre Meetings wie gewohnt stattfinden. Online!

2. Remote Access Tools - Die Fernbedienung für Ihre Unternehmenssoftware

Remote Access bedeutet nichts anderes als "Fernzugriff". Wir ermöglichen Ihren Mitarbeitern auch aus dem Home-Office den sicheren Zugriff auf Ihre Unternehmenssoftware. Zum Beispiel über so genannte VPN (Virtual Private Network)-Tunnel können die Mitarbeiter dann auf Ihre ERP und Finanzsysteme zugreifen.
Somit können Sie auch weiterhin beispielsweise Aufträge anlegen und Rechnungen schreiben.

Egal welche Softwarelösungen (z.B. SAP) Sie einsetzen, wir erstellen Ihnen ein individuelles Konzept unter Berücksichtigung aller Sicherheitsvorgaben Ihrer IT-Abteilung und selbstverständlich DSGVO-konform.

 

 

3. Robotic Process Automation (RPA) – Ihr persönlicher Software Roboter 

Ihre Sachbearbeiter sind überlastet? Ihre Mitarbeiter können aus dem Home Office gar nicht oder nur eingeschränkt auf Ihre Unternehmenssoftware zugreifen?

RPA – die Lösung für (fast) alle Ihrer Probleme

Mithilfe der RoboticProcessAutomation führt der Software Roboter eigenständig Bildschirmtätigkeiten aus, indem er die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter imitiert.

So werden Ihre Mitarbeiter nicht nur deutlich entlastet indem sie weniger monotone Aufgaben erledigen müssen, sie haben auch mehr Zeit für andere Aufgaben und können sich kreativ einbringen. Ein positiver Nebenaspekt: der Roboter macht keine Fehler, er tut exakt das was Sie ihm beigebracht haben. So gehören z.B. unvollständige Daten und falsche Formate der Vergangenheit an.


Nach einer Prozessaufnahme im Rahmen von Video-Interviews, der Beobachtung Ihrer Prozesse mithilfe von Remote Access Tools (s.o.) und einer Automatisierbarkeitsanalyse können Sie schon nach einer Woche mit einem Prototypen rechnen; bei einfachen Prozessen können Sie nach zwei Wochen bereits in den Livebetrieb übergehen.

Eine Frage der Gewohnheit - virtuelles Arbeiten kann sogar effizienter sein!

4. Voicebot – der digitale Telefonassistent 

Aufgrund der aktuellen Situation („Corona Krise“) kommen viele Arbeitnehmer nicht ins Büro; sie arbeiten aus dem Home Office oder sind krankgeschrieben. Die Telefone stehen aber trotzdem nicht still und Callcenter sind aufgrund der erhöhten Anruferzahl überlastet.

Die Lösung: Der Voicebot

Ein Voicebot ist ein digitaler Telefonassistent, der Ihre Arbeitslast deutlich vermindern kann. So ist der Assistent in der Lage häufig gestellte Fragen (FAQ) direkt zu beantworten oder sogar Prozesse - wie beispielsweise den Versand von Informationsunterlagen - eigenständig durchzuführen. Das funktioniert auf Basis von hinterlegten Textbausteine die klassische Gesprächsverläufe abbilden.

Anrufer mit komplizierteren Anliegen leitet der so genannte Bot an einen Mitarbeiter weiter.
Mit dem Launch eines einfachen Bots nach nur 9 Werktagen können sie Ihre Telefoniekapazitäten für priorisierte Anliegen optimieren und trotzdem den Servicelevel oben halten und alle Kundenanfragen entgegennehmen. 

 

 

5. Remote-Schulung – Schulungen auch bei Kontaktverbot

Für viele Arbeitnehmer ist die Arbeit im Home-Office ungewohnt und neu. Sie müssen jetzt geschult werden und verstehen wie die Werkzeuge für die virtuelle Arbeit aus dem Home Office funktionieren.

Individuell und per Kamera

Wir entwerfen verschiedene Schulungspakete für Ihre Mitarbeiter und gehen auf individuelle Ängste und Bedenken ein. Gerade ältere Mitarbeiter haben häufig Berührungsängste mit neuen Tools.

In der Durchführung kommen Webinare und Videokonferenzen ebenso zum Einsatz wie individuelle Sitzungen mit ausgewählten Mitarbeitern.

Auf diese Weise werden der aktuellen Situation angepasste Prozesse und Werkzeuge schnellstmöglich in Ihren Teams etabliert und Ihre Mitarbeiter verlieren Berührungsängste.

Schulungen können verschiedene Schwerpunkte haben und aufeinander aufbauen. Selbstverständlich stimmen wir die Schulungskonzepte im Vorfeld mit Ihnen ab und beziehen Key-User und Ihre hauseigene IT-Abteilung mit ein. Mithilfe von Online-Umfragen unter den Teilnehmern dokumentieren wir die Lernfortschritte der einzelnen Gruppen.

Dauer und Intensität der Schulungen können jederzeit angepasst und auf Ihre Anforderungen abgestimmt werden.

6. Shadowing ihrer IT Projekte

Beim so genannten Shadowing begleiten wir Ihre Projektleiter, möglichst ohne sie zu stören oder inhaltlich zu beeinflussen. Wir helfen Ihnen lediglich in der neuen Situation – der Arbeit mit räumlich verteilten Teams – ihre IT Projekte erfolgreich und „in time“ abzuschließen.

Oft reichen dafür wenige Sessions pro Woche.

Konfliktpotential frühzeitig erkennen und gegenarbeiten

Geben Sie die Verantwortung ab! Wir unterstützen Sie bei der virtuellen Zusammenarbeit und zeigen auf, dass IT Projekte auch mit verteilten Teams erfolgreich gelingen können.

Zum Einsatz kommen Videokonferenzen, Einzel- oder Gruppengesprächen und andere geeignete Werkzeuge wie z.B. Webinare oder virtuelle Whiteboards. Wir unterstützen ausserdem in der Kommunikation und dem frühzeitigen Erkennen und Auflösen von Konflikten, die sich durch die neue Form der Zusammenarbeit aus dem Home-Office ergeben können.

Agile Vorgehensmodelle wie z.B. SCRUM sind im Projektmanagement inzwischen gang und gäbe, und diese können auch problemlos aus dem Home-Office heraus angewandt werden.
Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Projektleiter die bereitstehen und sofort helfen können  Ihre Projekte in einer virtuellen Umgebung erfolgreich weiterlaufen zu lassen.

Durch das Erwerben von neuen Skills wird die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auf ein neues Niveau gehoben, wovon Ihr Unternehmen zusätzlich profitieren wird - auch in der Zukunft.

Selbstverständlich erfolgt das Shadowing der Situation angepasst „remote“ – individuell zugeschnitten auf einzelne Teams, Mitarbeiter und natürlich die Projekte!